Мемлекеттік ведомствоға арналған электрондық құжат айналымы
Ведомстволар қағазға батады: мыңдаған құжаттар, апталар бойы келісулер, жоғалулар. Алғашқы ЭҚАЖ енгізу әрекеттері неге сәтсіз аяқталатынын және жүйені adoption 94%-ға жеткізу үшін қалай баптау керектігін талдаймыз.
Мемлекеттік ведомстволардағы типтік жағдай: айына мыңдаған құжат, апталар бойы келісулер, жоғалған хаттар — және жиі электрондық құжат айналымын енгізу әрекеті сәтсіз болған. Сәтсіздіктен кейін басшылық ‘мемлекеттік секторда ЭҚАЖ жұмыс істемейді’ деп сенімді. Бірақ мәселе әдетте технологияда емес.
Бұл неге болады. Көп жағдайда мердігер ЭҚАЖ-ді ‘қорапшадан’ енгізеді — құжаттамадағы типтік бағыттармен. Бірақ нақты ведомствода бағыттар 40-50 болуы мүмкін: параллель келісулер, шартты өтулер, өкілеттік беру. Жүйеде 12 типтік бағыт бапталып, өмірде 47 болғанда, қызметкерлер әр құжатқа 12 басу жұмсап, шындыққа сәйкес келмейтін бағытпен жіберуге мәжбүр болады. Адамдар қағазды қалайтыны таңқаларлық емес.
Біз бұл міндетке қалай кіріскіміз. Технологиялардан емес, бақылаудан бастаймыз. Бүкіл бір апта бойы талдаушы бөлімшелерге барып, құжаттардың қалай нақты қозғалатынын қарайды — регламент бойынша емес, өмірде. Бұл әр нақты бағытты анықтауға мүмкіндік береді. Содан кейін ЭҚАЖ-ді нақты процестерге бейімдеп, іске қосу стратегиясын түбегейлі өзгертеміз. ‘Бәріне қосу’ орнына — кезеңдік қосу. Алдымен кеңсе: олар ‘қақпашы’ болады, әр кіріс құжатты тіркейді. Бір ай өткен соң басшылық мобильді клиентпен қосылады — олар үшін негізгі дәлел: телефоннан келісуге болады, кеңсеге оралмай-ақ. Қалғандары басшылықтың жүйеде жұмыс істегенін көргенде қарсылық жойылады.
Бұл іс жүзінде не береді. Adoption rate 94%-ға жетеді. Келісудің орташа уақыты 2-3 аптадан 3 күнге түседі. Құжат жоғалтулар толық тоқтайды. Бірақ ең құнды нәтиже — орындаушылық тәртіп дашборды: басшылық бірінші рет объективті суретті көреді — кім тапсырмаларды мерзімінде орындайды, кім жүйелі түрде кешіктіреді. Орындаушылық тәртіп әкімшілік шараларсыз өседі — жай мөлдірліктен.
Егер сіздің жағдайыңыз ұқсас болса — біз мұны іске асыра аламыз. Ұқсас жобалардағы тәжірибе типтік қателерден аулақ болуға және нәтижеге тезірек жетуге мүмкіндік береді.
Tipik muammo
Мемлекеттік ведомстводағы типтік сурет: айына 10 000-20 000 құжат, 2-3 апталық келісулер, бөлімшелер арасында құжаттар жоғалады, басшылық орындау мәртебесін көрмейді. Жиі -- ЭҚАЖ енгізудің сәтсіз әрекеті болған, одан кейін қызметкерлер қағазға оралған.
Nima uchun shunday bo'ladi
Көп жағдайда алдыңғы мердігер ЭҚАЖ-ді 'қорапшадан' құжаттамадағы типтік бағыттармен орнатады. Бірақ мемлекеттік ведомстволарда нақты келісу бағыттары 40-50 болуы мүмкін, және тек аз бөлігі типтіктерге сәйкес келеді. Жүйе құжатты тіркеу үшін артық әрекеттер талап етеді, уақытының 30-50%-ын іссапарларда өткізетін басшылар үшін мобильді қолжетімділікті қолдамайды. Нәтиже -- қызметкерлер оларды дұрыс жұмыс істеуге мәжбүр ететін жүйені қабылдамайды.
Biz qanday diagnostika qilamiz
Мемлекеттік секторда ЭҚАЖ енгізудің сәтсіздігі дерлік әрқашан әдіснамалық, технологиялық емес. Мердігер нақты процестерді зерттемейді -- құжаттамадағы типтік бағыттарды баптайды. Іс жүзінде ведомствода ондаған нақты бағыт болуы мүмкін -- параллель келісулермен, шартты өтулермен, өкілеттік берумен. Біздің тәсіліміз -- барлық бөлімшелердегі құжаттардың нақты қозғалысын бақылаудың бір апталық 'далалық' жұмысы. Бұл баптау басталмас бұрын әр бағытты анықтап, ресімдеуге мүмкіндік береді.
To'g'ri model
Нақты ведомствоның нақты бағыттарына бейімделген ЭҚАЖ: (1) параллель келісуі бар икемді бағыттар, (2) басшылыққа арналған мобильді клиент, (3) кіріс хат-хабарлар үшін БХТЖ-мен интеграция, (4) орындаушылық тәртіп дашборды. Кезеңді іске қосу маңызды: алдымен кеңсе 'қақпашы' ретінде, содан кейін басшылық, содан кейін қалған бөлімшелер.
Qanday amalga oshiramiz
'Далалық' аудит жүргіземіз -- барлық бөлімшелердегі құжаттардың нақты қозғалысын бақылаймыз, барлық бағыттарды анықтап ресімдейміз. ЭҚАЖ-ді қайта баптаймыз, келісуге арналған мобильді клиент әзірлейміз, БХТЖ-мен интеграциялаймыз. Қызметкерлерді оқытамыз және модульдік түрде іске қосамыз: кеңсе 'қақпашы' болады -- әр құжат жүйеге түседі. Бір ай өткен соң басшылық мобильді клиентпен қосылады. Қалғандары басшылықтың жүйеде жұмыс істегенін көргенде қосылады. Типтік іске асыру мерзімі -- 4-6 ай.
Qanday natija beradi
Егер ЭҚАЖ құжаттамадағы типтік бағыттармен бапталса, ал ведомствода нақты бағыттар 3-4 есе көп болса -- қызметкерлер сөзсіз қағазға оралады. Шешім -- технологиялардан емес, нақты процестердің далалық аудитінен бастау.
Muhim saboqlar
- • Процестеріңіз типтік емес болса (ал мемлекеттік секторда олар дерлік ешқашан типтік емес) -- 'қорапшадан' ЭҚАЖ жұмыс істемейді. Нақты бағыттарға бейімдеу қажет
- • 'Қақпашылар' (кеңсе) арқылы кезеңді іске қосу бір мезеттік қосудан тиімдірек -- жүйе міндетті болады, таңылған емес
- • Мобильді келісу -- опция емес, міндетті шарт. Басшылық уақытының 30-50%-ын кеңседен тыс өткізсе, мобильді клиентсіз енгізу сәтсіз болады
- • Нақты процесті бақылаудың бір аптасы регламенттерді талдаудың бір айынан құндырақ -- адамдар құжаттарда жазылғандай жұмыс істемейді
Міндетіңізді талқылауға дайынсыз ба?
Не жұмыс істемейтінін немесе не құру керектігін айтыңыз. Бірінші әңгіме — міндеттемесіз.
Әдетте бірнеше сағат ішінде жауап беремін